Anleitung: WhatsApp-Formulare in uptain aktivieren und einrichten

WhatsApp gehört heute zu den wichtigsten Kommunikationskanälen im digitalen Marketing. Mit Öffnungsraten von über 90 % und einer deutlich höheren Interaktionsbereitschaft als bei klassischen E-Mail-Newslettern bietet WhatsApp Unternehmen eine besonders effektive Möglichkeit, Kunden schnell, persönlich und zuverlässig zu erreichen. Während E-Mails häufig im Posteingang untergehen oder gefiltert werden, werden WhatsApp-Nachrichten fast immer sofort gesehen, ein entscheidender Vorteil für zeitkritische oder hoch relevante Marketing-Botschaften.

Mit den neuen WhatsApp-Formularen in uptain kannst du nun WhatsApp-Nummern von Kund:innen erfassen und diese DSGVO-konform über ein automatisiertes Double-Opt-In-Verfahren bestätigen lassen. Die validierten Nummern stehen anschließend für Newsletter, Marketing-Aktionen oder automatisierte Kampagnen zur Verfügung.

Der Prozess ist für Kunden besonders einfach:
Auf deiner Website wird ein Formular eingebunden, das einen QR-Code sowie einen direkten WhatsApp-Link enthält. Kund:innen können entweder den QR-Code mit ihrem Smartphone scannen oder auf den Link klicken, dadurch öffnet sich automatisch der zugehörige WhatsApp-Kanal. Nach dem Absenden der ersten Nachricht erfolgt die Double-Opt-In-Bestätigung über uptain, und die Person erhält schließlich automatisch ihren Voucher-Code oder die gewünschte Bestätigung.

So entsteht ein moderner, reibungsloser und hochperformanter Prozess zur Gewinnung und Aktivierung von WhatsApp-Leads.

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Voraussetzungen für die Nutzung der WhatsApp-Formulare

Bevor du deine WhatsApp-Verbindung in uptain einrichtest, müssen einige Voraussetzungen in deinem Meta-Business-Manager erfüllt sein. Bitte stelle sicher, dass Folgendes bereits eingerichtet ist:

1. Meta Business Manager

Du benötigst ein aktives Meta-Business-Konto.
Falls du noch keines hast, kannst du es hier erstellen:
➡️ https://business.facebook.com/

2. Eine verifizierte Telefonnummer & WhatsApp Business Account

Du musst eine Telefonnummer besitzen, die mit deinem WhatsApp Business Account verbunden ist.
Diese Nummer darf nicht gleichzeitig in der normalen WhatsApp-App genutzt werden.
Meta-Anleitung zum erstellen eines WhatsApp Business Accounts:
➡️ WhatsApp for Business | Do more with conversations

3. WhatsApp Manager

Innerhalb deines Business Managers navigiere über das Menü zum WhatsApp Manager.
Dort kannst du deine WhatsApp Business Telefonnummer verbinden.

🔧 Schritt 1: WhatsApp Business Integration aktivieren

1. Logge dich in die uptain App ein.

2. Navigiere zum Tab „Integrationen“.

3. Scrolle herunter bis zur Sektion „WhatsApp Business Integration“.

4. Klicke auf „Verbinden“ und folge dem Onboarding-Flow von Meta (Facebook).

   • Erteile uptain die nötigen Berechtigungen.

   • Wähle das zu verbinden Business Portfolio aus

   • Verbinde eine neue oder existierende WhatsApp Business Nummer

     • Sollte eine neue Nummer angelegt werden, kann es bis zu 5 Minuten dauern, bis sie verifiziert ist. Möglicherweise muss anschließend WhatsApp erneut verbunden werden.

   • Wähle oder erstelle ein Business Profil

   • Nach Abschluss ist dein WhatsApp-Business-Konto erfolgreich verbunden.

5. Telefonnummer auswählen - Wenn dein WABA mehrere Telefonnummern enthält, wirst du aufgefordert, die richtige Nummer auszuwählen.
   Hier wählst du die Telefonnummer aus, die später für deine WhatsApp-Formulare genutzt werden soll.

6. PIN eingeben oder neuen PIN erstellen

Es gibt zwei Fälle:

🔸 Fall A: PIN ist bereits gesetzt

Dann gibst du einfach den vorhandenen PIN ein.

🔸 Fall B: Kein PIN vorhanden

Dann kannst du einen neuen, frei gewählten 6-stelligen PIN erstellen.
(Wichtig: Schreibe ihn dir gut auf, du benötigst ihn, wenn du die Nummer später mit anderen Tools verbinden willst.)

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🧩 Schritt 2: Newsletter-Formular aktivieren

1. Gehe im Hauptmenü auf den Tab „Features“ → „Newsletter-Formulare“.

2. Stelle sicher, dass das Feature Newsletter-Formulare aktiviert ist.

3. Falls Informationen fehlen, fordert dich unser System auf, die folgenden Pflichtangaben zu hinterlegen:

   • Design-Einstellungen

   • Rechtshinweis (für Newsletter & WhatsApp)

Ohne diese Angaben kann das WhatsApp-Formular nicht aktiviert werden.

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💬 Schritt 3: WhatsApp-Formulare aktivieren

Sobald die Integration und alle Pflichtangaben hinterlegt sind:

1. Aktiviere das WhatsApp-Formular Feature.

2. Stelle sicher, dass eine Gutschein Setting-Line unter der Sektion „Gutscheine“ vorhanden ist.

   • Aktuell werden nur Gutschein-Intensives ausgespielt (keine FOMOs).

3. Nach der Aktivierung werden ausschließlich WhatsApp-Formulare ausgespielt (Newsletter Email-Formulare werden bei Aktivierung der WhatsApp-Formulare nicht mehr ausgespielt).

4. Glückwunsch! WhatsApp-Nummern werden nun erfolgreich über Ihre Website erfasst.

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Anbei ein beispielhafter Rechtshinweis für die WhatsApp Optin Form:

(Muster ohne Gewähr)

⚠️ Wichtige Hinweise & Einschränkungen

🔶 1. Gutschein-Setting-Line ist Voraussetzung

Damit WhatsApp-Formulare aktuell funktionieren, muss unter „Gutscheine“ (Newsletter-Formulare Feature) mindestens eine aktive Gutschein-Setting-Line vorhanden sein.

🔶 2. Ausschließlich Gutschein-basierte WhatsApp-Formulare

Momentan werden nur WhatsApp-Formulare mit Gutschein-Logik unterstützt.
Das bedeutet:

• Es werden keine FOMO-Formulare ausgeliefert.

🔶 3. WhatsApp ersetzt E-Mail-Formulare

Sobald du das WhatsApp-Formular aktivierst:

• werden keine E-Mail-Newsletter-Formulare mehr ausgespielt

• es werden ausschließlich WhatsApp-Formulare ausgeliefert

Diese Logik gilt solange, bis das WhatsApp-Feature wieder deaktiviert wird.

🔶 4. Sprache: aktuell nur Deutsch

Die WhatsApp-Formulare stehen derzeit nur in deutscher Sprache zur Verfügung.

🌐 So sieht das Formular für Endnutzer aus

• Das WhatsApp-Formular erscheint auf deiner Website unter den von dir konfigurierten Bedingungen.

• Nutzer sehen:

  • Incentive-Text

  • einen QR-Code zum Scannen,

  • den konfigurierten Rechtshinweis

  • einen Button mit WhatsApp-Link.

• Klickt der Nutzer auf den Button oder scannt den QR-Code:

  • öffnet sich WhatsApp (mobil oder Desktop),

  • eine vordefinierte Nachricht mit einer eindeutigen ID wird angezeigt.

Wichtig: Diese ID ermöglicht es uptain, den Nutzer eindeutig zuzuordnen und den weiteren Prozess zu verfolgen.

Double-Opt-In in WhatsApp

1. Der Nutzer sendet die vordefinierte Nachricht.

2. uptain startet automatisch das Double-Opt-In-Verfahren über WhatsApp:

   • Der Nutzer wird gefragt, ob er Marketing-Nachrichten erhalten möchte.

   • Erst nach Bestätigung wird das Opt-In bestätigt und gespeichert.